Les présentes Conditions Générales de Vente, désignées ci-après par “CGV”, s’appliquent aux prestations fournies par Les Lodges en Provence pour notre clientèle professionnelle.
Un extrait de ces CGV (dont les conditions d’annulation) est adressé à notre client avec le devis, et l’acceptation de ce dernier par le client implique l’acceptation des CGV. Dans le cas où elles différeraient, les dispositions figurant sur le devis prévalent sur les CGV.
Le Client confirme sa réservation en retournant aux Lodges en Provence, par courrier ou e-mail, un exemplaire du devis daté, signé, avec son cachet et la mention “Bon pour accord”.
Ce document devra être accompagné du paiement de l’acompte pour finaliser et bloquer la réservation.
À défaut de versement de l’acompte, l’Hôtel ne garantit pas la disponibilité des salles et chambres réservées.
Toute réservation implique donc de la part du Client l’adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions et au devis qui les accompagne.
L’Hôtel se réserve le droit d’annuler la manifestation tant que la proposition chiffrée (devis) n’est pas signée et que l’acompte n’est pas réglé.
Le Client devra informer l’établissement au minimum dix (10) jours avant la date d’arrivée en cas de modification du programme établi et signé (diminution ou augmentation du nombre de participants, changement de date d’arrivée ou de départ, changement des horaires, changement du nombre de lodges utilisés ou de la répartition et de la configuration des personnes dans les logements, etc.).
Sans en avoir été informée au préalable, la Direction se réserve la possibilité et le droit de modifier ou d’annuler l’événement prévu. Cela pourra être, selon l’appréciation de la Direction, considéré comme une annulation et les règles seront alors celles de la rubrique “Annulation de réservation”.
Toutes les modifications éventuelles ne pourront être effectives qu’après accord et confirmation de l’Hôtel, ainsi que validation écrite par le Client du nouveau devis.
Les conditions d’annulation totale de réservation sont les suivantes :
● Plus de six (6) mois avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel : aucun frais d’annulation. L’acompte est restitué au Client.
● Entre six (6) mois et trois (3) mois avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel : frais d’annulation correspondant à 30 % du montant des prestations du devis.
● Dans les trois (3) mois précédant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel : frais d’annulation correspondant à 70 % du montant des prestations du devis.
Pour un groupe, les conditions d’annulation individuelle, pour des raisons légitimes, sont les suivantes :
● Une (1) chambre est annulable sans frais jusqu’à dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel.
● Les repas pour une (1) personne sont annulables sans frais jusqu’à dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel.
Le Client doit communiquer par écrit (e-mail) à l’Hôtel, au plus tard dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel, la rooming list : liste nominative des participants, par type de chambre (simple, double, twin, etc.).
Les heures de check-in et de check-out sont définies entre le Client et Les Lodges en Provence.
Tout dépassement de cet horaire pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire.
Le Client doit confirmer par écrit à l’Hôtel, au plus tard dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel, son choix de restauration (menu, buffet, cocktail, etc.), ainsi que le nombre exact de participants pour chaque repas.
Au-delà de ce délai, l’Hôtel se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue au devis par le Client. La restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à une minoration du prix.
Le Client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson ni aucune denrée alimentaire, sauf accord préalable.
Il est convenu, dans le contrat, d’une heure de fin de prestation et donc de fermeture du restaurant. Dans le cas où le Client ne respecterait pas l’horaire indiqué, le Client réglera les suppléments prévus.
Le déplacement du restaurant jusqu’aux hébergements devra se faire dans le calme, en respectant la tranquillité et le sommeil des autres clients.
Si, au moment de la fermeture, le comportement de certaines personnes n’était pas conforme aux règles de respect et de bonne conduite, ou si certains venaient à dégrader du mobilier et/ou des éléments intérieurs ou extérieurs, l’Hôtel :
● chiffrera la remise en état des dégradations, dont le Client assumera l’intégralité des coûts ;
● se réserve la possibilité d’interrompre le séjour et, selon la gravité des faits, d’exclure le Client et l’ensemble des participants.
Dans ce cas, le Client devra régler l’intégralité du devis signé.
Les salles de réunion peuvent être louées à la journée ou à la demi-journée.
Dans le cas où le nombre de participants serait inférieur au nombre prévu sur le devis, l’établissement se réserve le droit de modifier les espaces réservés par le Client. Cette modification des locaux mis à disposition ne saurait donner droit au versement d’une quelconque indemnité.
Il est formellement interdit d’enfoncer des clous, des punaises, des agrafes ou de coller des adhésifs sur les portes et les murs.
Le Client est responsable de l’ensemble des dommages causés par lui-même, notamment par les participants ou leurs invités, et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux.
Le Client préviendra l’Hôtel de toute livraison de matériel.
Le Client est tenu de retirer lui-même son matériel dès la fin de la manifestation.
Les modalités de règlement sont les suivantes :
● Un acompte d’un montant de 30 %, calculé sur le total TTC du devis signé, doit être versé au moment de la confirmation de la réservation.
● Un deuxième acompte correspondant à 40 %, calculé sur le total TTC du devis signé, devra être versé trois (3) mois avant la date de l’événement.
● Le solde correspondant aux 30 % restants devra être versé dès le dernier jour de la prestation.
Tous les suppléments ou autres prestations souhaités par les participants en sus des prestations incluses dans le devis seront réglés, au choix, par les responsables, par eux-mêmes sur place immédiatement ou avant leur départ, ou par la Direction si elle en a donné son accord au préalable.
En cas de non-règlement, ces prestations seront facturées au Client, qui est solidairement responsable de leur paiement.
Sur ce point, le Client informera l’établissement du fonctionnement choisi, préalablement et par écrit, à savoir s’il souhaite que les suppléments (extras), tels que repas, boissons ou autres, soient réglés individuellement par chacun des participants ou pris en charge par la Direction dans leur globalité.
Le non-respect des échéances de règlement (acomptes) peut être considéré comme une annulation totale de la réservation, régie par l’article « Annulation de réservation ».
S’agissant d’un événement professionnel, à la fin de la prestation, la personne responsable de l’entreprise validera le montant final et signera une préfacturation correspondant au montant définitif, afin de procéder au règlement du solde dès réception de la facture finale.
Les tarifs peuvent être majorés de la taxe de séjour. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou réglementaire susceptible d’entraîner des variations de prix, tels que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.
Au-delà de la caution qui sera demandée au Client, celui-ci sera tenu responsable de tous les dégâts causés par lui-même, les participants ou les invités de la manifestation, ainsi que de toute disparition constatée dans les installations et le matériel de l’Hôtel, de même que des dommages causés aux personnes et aux biens des autres clients.
L’Hôtel décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vol, dégradation, incendie, etc.) affectant les biens de toute nature apportés par le Client ou les participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés.
Le Client doit donc assurer la garde de ses biens et matériels apportés par lui-même ou les participants.
L’Hôtel ne pourra être tenu responsable des dommages causés par un retard ou une défaillance dus à un cas de force majeure ou à un événement échappant à son contrôle, tel que notamment, sans que cette énumération soit limitative : acte de puissance publique, hostilités, guerre, catastrophe naturelle, incendie, inondation, grève, pandémie, coupure d’alimentation en électricité ou en gaz, défaillance du système de chauffage, etc.
Au cas où l’exécution par l’Hôtel de ses
obligations contenues aux présentes serait entravée par un tel cas de force majeure ou assimilé, l’Hôtel en informera immédiatement le Client afin qu’ensemble, dans un esprit de bonne volonté, une modification de l’organisation et des adaptations puissent être trouvées.
En cas d’inexécution partielle ou totale du contrat, les deux parties mettront tout en œuvre pour s’entendre et trouver un accord afin qu’une solution équitable soit trouvée.
Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’établissement, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire.
Le Client veillera à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des règles de vie et de fonctionnement de l’établissement (notamment l’interdiction de fumer dans les locaux).
