CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

POUR LA CLIENTELE DE GROUPE, PRIVÉE OU PROFESSIONNELLE

Les présentes Conditions Générales de Vente, désignées ci-après par CGV, s’appliquent aux

prestations fournies par Les Lodges en Provence pour notre clientèle de groupes, privée ou professionnelle.

Un extrait de ces CGV (dont les conditions d’annulation) sont adressées à notre client avec le devis, et l’acceptation de ce dernier par le client implique l’acceptation des CGV. Dans le cas où elles différeraient, les dispositions figurant sur le devis prévalent sur les CGV.

Confirmation de réservation

Le Client confirme sa réservation en retournant à Lodges en Provence, par courrier ou e-mail, un exemplaire du devis daté, signé, avec son cachet et la mention « Bon pour accord ».

Ce document devra être accompagné du paiement de l’acompte pour finaliser et bloquer la réservation.

A défaut de versement de l’acompte, l’hôtel ne garantit pas la disponibilité des salles et chambres réservées.

Toute réservation implique donc de la part du Client l’adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions et au devis qui les accompagne.

L’Hôtel se réserve le droit d’annuler la manifestation tant que la proposition chiffrée (devis)  et l’acompte ne lui ont pas été adressés.

Modification de la réservation prévue

Le Client devra informer l’établissement minimum 7 jours avant la date d’arrivée, en cas de modifications du programme établi et signé (diminution ou augmentation du nombre de participants, changement de date de l’arrivée ou du départ, changement des horaires, changement du nombre de lodges utilisés ou de la répartition et la configuration des personnes dans les logements..etc).

Sans en être informé au préalable, la direction se réserve la possibilité et le droit de modifier ou d’annuler l’évènement prévu. Cela pourra être, selon l’appréciation de la direction, considéré comme une annulation et les règles seront celles de la rubrique « Annulation de réservation ».

Toutes les modifications éventuelles ne pourront être effectives qu’après accord et confirmation de l’hôtel et validation écrite du client du nouveau devis.

Annulation de réservation

Les conditions d’annulation totale de réservation sont les suivantes :

• Plus de huit (8) mois avant la date d’arrivée prévue à l’hôtel : pas de frais d’annulation,

             l’acompte est restitué au Client

• Entre huit (8) mois et trente (30) jours avant l’arrivée prévue à l’hôtel : frais d’annulations

             correspondant à 50% du montant des prestations du devis, dont les arrhes qui ne sont

             pas restitués.

• Après trente (30) jours avant la date d’arrivée prévue à l’hôtel : frais d’annulations correspondant à 75% du montant des prestations du devis. Une facture sera adressée pour règlement correspondant à 75% du montant du devis validé moins l’acompte déjà réglé.

Pour un groupe, Les conditions d’annulation individuelle, pour des raisons légitimes, sont les suivantes:

• Une (1) chambre est annulable sans frais jusqu’à sept jours de la date d’arrivée prévue à l’Hôtel.
• Les repas pour une (1) personne sont annulables sans frais jusqu’à sept jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel.

Rooming list – Horaires

Le Client doit communiquer par écrit (mail) à l’Hôtel au plus tard sept (7) jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel la rooming list: liste nominative des participants, par type de chambre (simple, double, twin,

etc…).

Les heures de Check in et de check out sont définies entre le client et les Lodges en Provence ;

tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire

Restauration

Le Client doit confirmer par écrit à l’Hôtel au plus tard dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à

l’Hôtel son choix de restauration (menu, buffet, cocktail, …) ainsi que le nombre exact de participants pour chaque repas.. Au-delà, l’Hôtel se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue au devis par le Client. La restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.

Le Client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson ni aucune denrée alimentaire, sauf accord préalable.

Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.

Il est convenu, sur le contrat, une heure de fin de prestation et donc de fermeture du restaurant. Dans le cas où le client ne respecte pas l’horaire indiqué, il réglera les suppléments prévus.

Le déplacement du restaurant jusqu’aux hébergements devra se faire dans le calme, en respectant la tranquillité et le sommeil des autres.

Si au moment de la fermeture, le comportement de certaines personnes n’était pas normal et respectueux, ou si certains venaient à dégrader du mobilier et/ou des éléments intérieurs ou extérieurs, l’hôtel :

• Chiffrera la remise en état des dégradations et le client en assumera l’intégralité des couts
• Se réserve la possibilité de stopper le séjour et selon la gravité des faits, d’exclure le client et l’ensemble des participants.

Dans ce cas, le client devra régler l’intégralité du devis signé.

Salles de réunions 

Les salles de réunions peuvent être louées à la journée ou à la demi-journée.

Dans le cas ou le nombre de participants est inférieur au nombre prévu sur le devis, l’Hôtel se réserve le droit de modifier les espaces réservés par le client. Cette modification de locaux à disposition ne saurait donner droit au versement d’une quelconque indemnité.

Il est formellement interdit d’enfoncer des clous, des punaises, des agrafes ou de coller des adhésifs sur les portes et les murs. Le client est responsable de l’ensemble des dommages causés par lui méme (notamment par les participants ou leurs invités), et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux.

Le Client préviendra l’Hôtel de toute livraison de matériel.

Le Client est tenu de retirer lui-même son matériel dès la fin de la manifestation.

Modalités de règlement et de facturation

Les modalités de règlement sont les suivantes :

• Un acompte d’un montant de 33% calculé sur le total TTC du devis signé doit être versé au

moment de la confirmation de la réservation.

• Les 67% restant doivent être versés dès la prestation terminée sous un délai maximum d’une semaine.

Pour un évènement dont le devis signé est supérieur à 30 000€ ttc, un deuxième acompte également d’un tiers (33%) sera à régler 30 jours avant la date de l’évènement.

• Tous les suppléments ou autres prestations souhaités par les participants en sus des prestations incluses dans le devis, seront réglés au choix, par les responsables, par eux-mêmes sur place immédiatement ou avant leur départ, ou par la direction si elle en a donné son accord au préalable.

En cas de non règlement, ces prestations seront facturées au Client, qui est solidairement responsable de leur paiement.

Sur ce point, le Client informera l’Hôtel sur le fonctionnement choisi, préalablement et par écrit, à savoir s’il souhaite que les suppléments (extras), tels que repas, boissons ou autres soient réglés individuellement par chacun des participants ou pris en charge par la direction dans leur globalité.

Le non-respect des échéances de règlement (acompte) peut être considéré comme une annulation totale de la réservation, régie par l’article « Annulation de réservation ».

S’agissant d’un évènement privé, à la fin de la prestation, la personne organisant l’évenement validera le montant final et signera une pré-facturation correspondant au montant définitif, puis procèdera au règlement du solde.

S’agissant d’un évènement professionnel, à la fin de la prestation, la personne responsable de l’entreprise validera le montant final et signera une pré-facturation correspondant au montant définitif, afi de procéder au règlement du solde sous un délai maximum d’une semaine.

Les tarifs peuvent être majorés de la taxe de séjour. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou réglementaire, susceptible d’entraîner des variations de prix tel que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.

Assurance

Au delà de la caution qui sera demandée au client, le Client sera tenu pour responsable de tous les dégâts causés par lui-même, les participants ou, les invités de la manifestation et de toute disparition constatée dans les installations et le matériel de l’Hôtel, de même que des dommages causés à la personne et aux biens des autres clients.

L’Hôtel décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vol, dégradation, incendie…) affectant les biens de toute nature apportés par le Client ou les participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés.

Le Client doit donc assurer la garde de ses biens et matériels apportés par lui-même ou les participants

Cas de Force majeure

L’Hôtel ne pourra être tenu responsable des dommages causés par un retard ou une défaillance dû à

un cas de force majeure ou un événement échappant à son contrôle, tel que notamment, sans que

cette énumération soit limitative: acte de puissance publique, hostilités, guerre, catastrophe naturelle,

incendie, inondation, grève, pandémie, coupure d’alimentation en électricité ou en gaz, défaillance du système de chauffage… Au cas où l’exécution par l’Hôtel de ses obligations contenues aux présentes serait entravée par un tel cas de force majeure ou assimilé, l’Hôtel en informera immédiatement le Client, afin qu’ensemble, avec bon esprit et volonté, une modification d’organisation et des adaptations soient trouvées.

En cas d’inexécution partielle ou totale du contrat, Les deux parties mettront tout en œuvre pour s’entendre et trouver un accord afin qu’une solution équitable soit trouvée.

Recommandation

Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’établissement, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire.

Le Client prendra garde à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des règles de vies et fonctionnement de l’établissement (notamment l’interdiction de fumer dans les locaux)

Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’établissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l’établissement ainsi que des personnes qui s’y trouvent.