CONDITIONS GENERALES DE VENTE POUR LES CLIENTS « INDIVIDUELS »
(hors groupes et évènements professionnels ou privés)
La validation de votre séjour (règlement des Arrhes)vaut acceptation de l'ensemble de ces Conditions Générales de Vente
Toutes les taxes sont comprises sauf taxe de séjour : 0,61 euros/jour et par personne.
Les réservations individuelles au cours de l’été sont possibles durant une période indiquée avec nos grilles tarifaires (les dates précises sont variables d’une année sur l’autre)
Pendant cette période, durée du séjour à votre convenance, à partir d’une nuit.
La location d'un séjour n'est validée qu'après réception d'un e-mail deconfirmationet encaissement des arrhes à hauteur de 30% (par chèque, virement ou CB).
Le solde (70%) sera réglé à l'arrivée à la remise des clefs.
A votre arrivée, nous vous accueillons avec votre confirmation de réservation et une pièce d'identité. Votre livret d’accueil vous est remis avec notamment une fiche inventaire précisant le contenu de votre logement, ainsi que le coût du mobilier et de différents équipements. En cas de perte, de détérioration, de manquement des articles concernés, une facture sera établie et devra être réglée au moment du départ.
Durant le séjour, les notes de consommations, dites « extras » (restaurant, activités…) peuvent être réglées au fur et à mesure ou bien transférées sur votre Lodge pour un règlement en fin de séjour. Si le montant de consommations (extras) atteint 500€, il devra être réglé en court de séjour.
Annulation :
3 cas d'annulation possible:
- Annulation supérieure à 30 jours avant la date du séjour et formulée par écrit (mail):
Nous vous remboursons l'intégralité des arrhes versée lors de votre réservation.
- Annulation entre 30 jours et la date du séjour et formulée par écrit (mail):
Le montant des arrhes n'est plus remboursable (30%).
- Annulation à compter de la date du séjour ou non présentation le jour d'arrivée :
Aucun remboursement n'est possible, le séjour est dû dans son intégralité et une facture sera adressée pour règlement global du séjour.
Aucun remboursement possible en cas de départ anticipé quelle qu'en soit la raison; la direction du parc se dégage de toute responsabilité, y compris les aléas climatiques, le séjour est dû intégralement tel qu'établi dans le contrat.
Votre réservation est personnelle. Il est interdit de la sous louer.
Dans le cas d'une quelconque modification d'identité, il faut en informer la direction du parc.
En cas de déclaration inexacte, la direction peut résilier le séjour de plein droit sans aucun remboursement.
En cas de retard ou non présentation le jour d'arrivée, et en l'absence de message justifiant une arrivée décalée, le logement peut être remis à la location dès le lendemain de l'arrivée prévue.
A ce moment-là, la réservation est annulée. Voir dans ce cas les conditions d’annulation.
Les mineurs non accompagnés ne sont pas autorisés à procéder à une location sur le parc.
FONCTIONNEMENT INTERNE
Parking :
A l'intérieur du parc, plusieurs parkings privés et sécurisés, à proximité des logements, sont obligatoires pour les résidents et une place leur est réservée.
Les véhicules ne sont pas autorisés sur les parcelles, un stationnement est toléré le long du chemin les jours d'arrivée et de départ, le temps du déchargement ou du chargement des bagages.
La vitesse de circulation à l'intérieur du parc est limitée à 5km/h.
Accueil :
L'accueil est ouvert tous les jours de 8h00 à 20h00.
Ouverture variable le reste de l'année.
Accueil téléphonique et mail en permanence, toute l'année.
Check in - check out :
- Sur la période « d’été », à votre arrivée, le logement sera disponible au maximum à 17H et devra être libéré au maximum à 11H.
Afin de profiter au maximum des jours d'arrivée et de départ, le parc et le restaurant, vous seront ouverts sur la journée (après enregistrement de votre séjour à l'accueil).
- A votre arrivée, nous vous accueillons avec votre confirmation de réservation et une pièce d'identité.
Nous vous remettrons votre livret d’accueil avec notamment une fiche-inventaire précisant le contenu de votre logement.
Merci à vous de le contrôler et de signaler toute anomalie dans les 2H qui suivent votre installation.
En cas d'arrivée tardive, la réclamation devra se faire le lendemain à l'accueil à partir de 8h00.
En cas de détérioration ou/et d'objets manquants, les frais de remise en état ou/et de rachat seront facturés à hauteur des montants tarifaires affichés.
Animaux :
Les animaux sont acceptés avec certaines règles :
Tenue en laisse obligatoire dans l’enceinte du parc, pas d’aboiement ou de nuisance, ramassage systématique des déjections par vos soins.
Services :
Le linge de lit et de toilette sont fournis à votre arrivée et inclus dans nos tarifs.
Ils ne doivent pas quitter le logement.
Option « service en + hôtellerie » :
Changement des serviettes de toilettes, du linge de lit et « petit ménage » (salle de bain, sols),
Forfait = 50€ sur demande à la réception.
Une laverie (machine à laver et sèche-linge) et un espace bébé sont gracieusement mis à disposition des clients. Merci de l'utiliser en laissant propre les lieux, et dans le respect des autres utilisateurs.
Le ménage fin de séjour est inclus dans les tarifications.
Option « tente en plus » :
Possibilité d'une tente supplémentaire sur la parcelle, un forfait est prévu sous certaines conditions. Nous en parler à la réservation.
WIFI :
Wifi gratuit, la qualité de réception dépend des zones de répartition au sein du parc. Des points Wifi sont aménagés pour une utilisation optimisée (à l’accueil et au restaurant).
Loisirs :
Lodges en Provence vous prête des équipements de loisirs (raquettes de tennis, ballons, boules de pétanques, jeux de société…).
L'ensemble des prestations et activités proposées à Lodges en Provence, sont détaillées sur le site, leur utilisation peut être soumise à des règles de sécurité, merci d'en prendre connaissance.
Le terrain multisports est accessible et gratuit aux résidents dans la journée.
Les piscines sont strictement réservées à nos clients. La baignade n'est pas surveillée, et la direction du parc ne peut être tenue responsable en cas d'accident.
Les mineurs doivent être obligatoirement accompagnés et sous la responsabilité d'un adulte.
Une des piscines est réservée exclusivement aux adultes, merci de respecter cette règle.
AUTRES MODALITES A CONNAÎTRE
Le parc décline toute responsabilité en cas de vol ou de perte de biens personnels ou dégradation lié à des intempéries ou accidents à l'intérieur du parc.
Les visiteurs (non-résidents) doivent se faire connaître à l'accueil. Sans accord préalable de la direction, ils ne peuvent rentrer sur le site.
Leur véhicule stationne sur le parking extérieur.
A tout moment, la direction du parc ou des prestataires peuvent être amenés à prendre des photos du site, de votre hébergement, de vous-même, de vos amis ou votre famille.
Dans le cas où vous ne le souhaitez pas, merci de le préciser par écrit à votre arrivée à l'accueil.
Toute personne connaît le règlement intérieur et doit s'y conformer.
Celui-ci est affiché, visible, lisible et disponible à l'accueil. Il définit les règles de vie à Lodges en Provence.
En prendre connaissance sur le site au moment de votre réservation ou à votre arrivée.
La direction se réserve le droit stopper le séjour de toute personne qui manquerait au respect de ces conditions générales de vente et du règlement intérieur, sans préavis ni remboursement.
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTES
POUR LA CLIENTELE DE GROUPE, PRIVÉE OU PROFESSIONNELLE
Les présentes Conditions Générales de Vente, désignées ci-après par CGV, s’appliquent aux
prestations fournies par Les Lodges en Provence pour notre clientèle de groupes, privée ou professionnelle.
Un extrait de ces CGV (dont les conditions d’annulation) sont adressées à notre client avec le devis, et l'acceptation de ce dernier par le client implique l'acceptation des CGV. Dans le cas où elles différeraient, les dispositions figurant sur le devis prévalent sur les CGV.
Confirmation de réservation
Le Client confirme sa réservation en retournant à Lodges en Provence, par courrier ou e-mail, un exemplaire du devis daté, signé, avec son cachet et la mention "Bon pour accord".
Ce document devra être accompagné du paiement de l’acompte pour finaliser et bloquer la réservation.
A défaut de versement de l’acompte, l'Hôtel ne garantit pas la disponibilité des salles et chambres réservées.
Toute réservation implique donc de la part du Client l’adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions et au devis qui les accompagne.
L’Hôtel se réserve le droit d’annuler la manifestation tant que le contrat et l’acompte ne lui ont pas été adressés.
Modification de la réservation prévue
Le Client devra informer l’établissement minimum 10 jours avant la date d’arrivée, en cas de modifications du programme établi et signé (diminution ou augmentation du nombre de participants, changement de date de l’arrivée ou du départ, changement des horaires, changement du nombre de lodges utilisés ou de la répartition et la configuration des personnes dans les logements..etc).
Sans en être informé au préalable, la direction se réserve la possibilité et le droit de modifier ou d’annuler l’évènement prévu. Cela pourra être, selon l’appréciation de la direction, considéré comme une annulation et les règles seront celles de la rubrique "Annulation de réservation".
Toutes les modifications éventuelles ne pourront être effectives qu’après accord et confirmation de l'hôtel et validation écrite du client du nouveau devis.
Annulation de réservation
Les conditions d'annulation totale de réservation sont les suivantes:
Ø Plus de six (6) mois avant la date d'arrivée prévue à l'hôtel: pas de frais d'annulation,
l'acompte est restitué au Client
Ø Entre six (6) mois et trente (30) jours avant l'arrivée prévue à l'Hôtel: frais d'annulations
correspondant à 50% du montant des prestations du devis, dont les arrhes qui ne sont
pas restitués.
Ø Après trente (30) jours avant la date d'arrivée prévue à l'Hôtel: frais d'annulations correspondant à 75% du montant des prestations du devis.
Pour un groupe, Les conditions d'annulation individuelle, pour des raisons légitimes, sont les suivantes:
Ø Une (1) chambre est annulable sans frais jusqu'à 3 jours de la date d'arrivée prévue à l'Hôtel.
Ø Les repas pour une (1) personne sont annulables sans frais jusqu'à trois jours avant la date d'arrivée prévue à l'Hôtel.
Rooming list - Horaires
Le Client doit communiquer par écrit à l’Hôtel au plus tard dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel la rooming list: liste nominative des participants, par type de chambre (simple, double, twin,
etc...).
Les heures de Check in et de check out sont définies entre le client et les Lodges en Provence.
Tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché.
Restauration
Le Client doit confirmer par écrit à l’Hôtel au plus tard dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à
l’Hôtel son choix de restauration (menu, buffet, cocktail, …) ainsi que le nombre exact de participants pour chaque repas.. Au-delà, l’Hôtel se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue au devis par le Client. La restauration non consommée dans le cadre d'un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.
Le Client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson ni aucune denrée alimentaire, sauf accord préalable.
Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.
Il est convenu, sur le contrat, une heure de fin de prestation et donc de fermeture du restaurant. Dans le cas où le client ne respecte pas l’horaire indiqué, il réglera les suppléments prévus.
Le déplacement du restaurant jusqu’aux hébergements devra se faire dans le calme, en respectant la tranquillité et le sommeil des autres.
Si au moment de la fermeture, le comportement de certaines personnes n’était pas normal et respectueux, ou si certains venaient à dégrader du mobilier et/ou des éléments intérieurs ou extérieurs, l’hôtel :
Ø chiffrera la remise en état des dégradations et le client en assumera l’intégralité des couts
Ø se réserve la possibilité de stopper le séjour et selon la gravité des faits, d’exclure le client et l’ensemble des participants.
Dans ce cas, le client devra régler l’intégralité du devis signé.
Salles de réunions
Les salles de réunions peuvent être louées à la journée ou à la demi-journée.
Dans le cas ou le nombre de participants est inférieur au nombre prévu sur le devis, l’Hôtel se réserve le droit de modifier les espaces réservés par le client. Cette modification de locaux à disposition ne saurait donner droit au versement d’une quelconque indemnité.
Il est formellement interdit d’enfoncer des clous, des punaises, des agrafes ou de coller des adhésifs sur les portes et les murs. Le client est responsable de l’ensemble des dommages causés par lui méme (notamment par les participants ou leurs invités), et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux.
Le Client préviendra l’Hôtel de toute livraison de matériel.
Le Client est tenu de retirer lui-même son matériel dès la fin de la manifestation.
Modalités de règlement et de facturation
Les modalités de règlement sont les suivantes:
Ø Un acompte d’un montant de 33% calculé sur le total TTC du devis signé doit être versé au
moment de la confirmation de la réservation.
Ø Les 67% restant doivent être versés à la fin de la prestation.
Ø Tous les suppléments ou autres prestations souhaités par les participants en sus des prestations incluses dans le devis, seront réglés au choix, par les responsables, par eux-mêmes sur place immédiatement ou avant leur départ, ou par la direction si elle en a donné son accord au préalable.
En cas de non règlement, ces prestations seront facturées au Client, qui est solidairement responsable de leur paiement.
Sur ce point, le Client informera l'Hôtel sur le fonctionnement choisi, préalablement et par écrit, à savoir s’il souhaite que les suppléments (extras), tels que repas, boissons ou autres soient réglés individuellement par chacun des participants ou pris en charge par la direction dans leur globalité.
Le non-respect des échéances de règlement (acompte) peut être considéré comme une annulation totale de la réservation, régie par l'article "Annulation de réservation".
A la fin de la prestation, Le responsable du groupe validera le montant final et signera une pré-facturation correspondant au montant définitif, puis procèdera au règlement du solde.
Les tarifs peuvent être majorés de la taxe de séjour. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou réglementaire, susceptible d’entraîner des variations de prix tel que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.
Assurance
Au delà de la caution qui sera demandée au client, le Client sera tenu pour responsable de tous les dégâts causés par lui-même, les participants ou, les invités de la manifestation et de toute disparition constatée dans les installations et le matériel de l’Hôtel, de même que des dommages causés à la personne et aux biens des autres clients.
L’Hôtel décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vol, dégradation, incendie...) affectant les biens de toute nature apportés par le Client ou les participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés.
Le Client doit donc assurer la garde de ses biens et matériels apportés par lui-même ou les participants
Cas de Force majeure
L’Hôtel ne pourra être tenu responsable des dommages causés par un retard ou une défaillance dû à
un cas de force majeure ou un événement échappant à son contrôle, tel que notamment, sans que
cette énumération soit limitative: acte de puissance publique, hostilités, guerre, catastrophe naturelle,
incendie, inondation, grève, pandémie, coupure d’alimentation en électricité ou en gaz, défaillance du système de chauffage... Au cas où l’exécution par l’Hôtel de ses obligations contenues aux présentes serait entravée par un tel cas de force majeure ou assimilé, l’Hôtel en informera immédiatement le Client, afin qu’ensemble, avec bon esprit et volonté, une modification d’organisation et des adaptations soient trouvées.
En cas d’inexécution partielle ou totale du contrat, Les deux parties mettront tout en œuvre pour s’entendre et trouver un accord afin qu’une solution équitable soit trouvée.
Recommandation
Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’établissement, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire.
Le Client prendra garde à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des règles de vies et fonctionnement de l’établissement (notamment l’interdiction de fumer dans les locaux)
Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’établissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l’établissement ainsi que des personnes qui s’y trouvent.